خدمات اداری چیست؟ چه نقشی در کسب و کار یا سازمان شما دارد؟ برای رفع چه مشکلاتی از خدمات اداری استفاده می شود؟
برای پاسخ به این سوال ها تا اخر این مقاله همراه ما باشید.
بهتر است بدانید، تمام شرکت ها و بنگاه های اقتصادی، فارغ از بزرگ یا کوچک بودن آنها با خدمات اداری سرو کار دارند. این قضیه بسیار حائز اهمیت است و در عین حال می بایست قوانین مربوط به این حوزه کامل و دقیق رعایت شود.
خدمات اداری و پرسنلی شامل مواردی نظیر محاسبه کارکرد پرسنل، تعیین جمعه‌های کاری و تعطیلات، نظارت بر حضور و غیاب پرسنل، صدور کارت‌های حضور و غیاب، مدیریت حقوق و مزایا، بیمه و سایر مسائل مرتبط می‌باشند که نیازمند انجام با دقت و تخصص بالا هستند. بهتر است برای دستیابی به این امور حیاتی، مسئولیت آنها را به افراد ماهر و متخصص سپرده کرده و یا از راهنمایی و مشاوره این افراد بهره‌برداری نمایید.
خدمات اداری و پرسنلی شامل چه مواردی می باشد ؟
به طور کلی میتوان گفت، تمامی امور مالی مربوط به کارمندان و پرسنل، جزو خدمات اداری و پرسنلی محسوب میشود. ممکن است این خدمات در سازمان های مختلف، وابسته بر تعداد کارمندان و ماهیت شغل، متفاوت باشد. بطور کلی خدمات اداری و پرسنلی شامل موارد زیر می باشد:ی
• کنترل و محاسبه ی ساعات کاری پرسنل
• محاسبه کردن بیمه، حقوق و مالیات پرسنل شرکت و ارسال و پیگیری امورمربوطه با سازمان های ذی ربط
• تهیه کردن فیش های حقوقی نیرو ها و انواع نامه های اداری پرسنل
• پیگیری کردن و انعقاد قرارداد های پرسنل و ثبت کردن آن ها در اداره ی کار
• محاسبه کردن تسویه حساب نیرو ها و پرسنل
• محاسبه کردن عیدی و سنوات و طلب مرخصی پرسنل
• انجام امور کارگزینی و استخدام
انجام امور کارگزینی و استخدام:
بهتر است برخی از امور مربوط به کارگزینی و استخدام کارمندان و پرسنل در شرکت‌ها و سازمان‌های اقتصادی، مانند انتشار آگهی استخدام، تماس با کاریابی‌ها، تهیه فرم‌های اطلاعات تخصصی و شخصی، هماهنگی مصاحبه‌های تخصصی و عمومی و غیره، به بخش کارگزینی تعلق دارند. اما واحدهای مالی شرکت‌ها نیز باید در این زمینه اقداماتی انجام دهند.
آگاهی از برخی مسائل قانونی، مانند اینکه ارائه درخواست استخدام به واحدهای کاریابی ممکن است منجر به معافیت مالیاتی شود، به شرکت‌ها امکان حفظ منافع مالی و حقوقی بیشتری را می‌دهد.
شرکت‌ها و سازمان‌های اقتصادی حتی در صورت داشتن واحدهای اداری و کارگزینی، می‌توانند با استفاده از خدمات موسسات حسابداری و مالی، از معافیت‌ها و مزایای قانونی آگاهی داشته و بهره‌مند شوند.
تهیه پرونده های پرسنلی
وقتی صحبت از امور اداری و پرسنلی میشود، تهیه پرونده های پرسنلی اولین گزینه ای است که به ذهن افراد خطور میکند. تمامی شرکت ها باید برای تمامی پرسنل های خود پرونده های پرسنلی تهیه کنند. در این پرونده ها مدارکی از قبیل عکس پرسنلی، کپی شناسنامه و کارت ملی، فرم اطلاعات، مدارک تحصیلی، مدارک سابقه کار، چک یا سفته (این مورد در شرکت ها متفاوت است) قرار میگیرد.
میبایست در جمع آوری و بایگانی این پرونده ها بسیار کوشا باشیم و آن ها را در دسترس قرار دهیم تا در مواقع ضروری به راحتی به آن ها دسترسی پیدا کنیم. پرونده ها بسیار مهم هستند و گم شدن یکی از این اطلاعات دردسر های زیادی برای کارفرما ایجاد میکند. بنابراین، ثبت و بایگانی این پرونده ها بسیار مهم و حیاتی است.
ثبت و ارسال بیمه های تامین اجتماعی
یکی از مهمترین وظایف کارشناسان خدمات اداری و پرسنلی، تهیه فرم بیمه نامه تامین اجتماعی مطابق با استاندارد های وزارت بیمه کار است. این فرم ها می بایست در راس زمان مشخص صادر شوند. این امور باید تحت کنترل یک حسابدار حرفه ای باشد تا کاملا بدون خطا تنظیم شوند. اغلب کارفرمایان که بدون آشنایی با قوانین بیمه و مالیات، خودشان بیمه کارمندان را صادر میکنند، اغلب با مشکلات و دعواهای حقوقی مواجه می¬شوند.
پرداخت حقوق و پاداش کارمندان
برای پرداخت حقوق، مزایا و سنوات کارمندان باید ساعات کارکرد روزانه، مرخصی¬ ها (استحقاقی و استعلاجی)، غیبت ها، ماموریت¬ ها، شب کاری، اضافه کاری و… محاسبه شود. پرداخت حقوق کارمندان مسئله ای بسیار حساس و حائز اهمیت است که موسسات مالی و حسابداری اغلب به شدت بر روی دقت انجام آن تاکید دارند.
وجود خطا در اسناد حقوق کارمندان، عواقب زیانباری از قبیل نارضایتی کارمندان، دعاوی و شکایت حقوقی را به همراه دارد. پرداخت حقوق و پاداش کارمندان یکی از مهمترین دغدغه های مدیران است و حاضرند بابت پرداخت منظم و صحیح آن از خدمات اداری و پرسنلی استفاده کنند.
چرا باید از خدمات اداری و پرسنلی استفاده کنیم؟
برقراری عدالت و برابری میان کارکنان؛ یکی از مزایای استفاده از اصول مدیریتی در ارائه خدمات اداری و پرسنلی، تلاش در جهت برقراری عدالت میان کارکنان یک سازمان است
معمولا شرکت هایی که کارمندانشان از چند نفر بیشتر می شود، از خدمات اداری و پرسنلی استفاده میکنند. انجام خدمات اداری و پرسنلی علاوه بر این که فرآیندی پیچیده و بسیار زمانبر است؛ نیازمند تسلط به دانش حسابداری و مالیاتی نیز میباشد. از این رو، شرکت ها انجام امور اداری و پرسنلی خود را به یک یا چند حسابدار یا شرکت حسابداری واگذار میکنند.
نتیجه کلی:
با توجه به ضرورت وجود خدمات اداری و مالی در یک شرکت، شما می توانید یک تیم حسابداری تشکیل دهید و این کار را به تیم حسابداری واگذار نمایید تا مسائل اداری شرکت شما را حل و فصل نمایند. اما همانطور که اشاره شد، خدمات اداری و پرسنلی بسیار گسترده هستند و اگر یک شرکت قصد دارد تمامی این وظایف را به عهده بگیرد و انجام دهد، نه تنها به مصرف زیاد انرژی، نیرو و منابع مالی منجر میشود، بلکه احتمال وقوع خطا نیز افزایش می‌یابد.
ممکن است مسئولین این بخش‌ها با قوانین جدید و تغییرات آنها آشنا نباشند یا به دقت لازم در انجام وظایف توجه نکنند، که این موضوع احتمال بروز خطا را افزایش می‌دهد. برای رفع این نیاز، موسساتی در حوزه خدمات مالی و اداری شکل گرفته‌اند که باعث افزایش سرعت و دقت در انجام تمامی این وظایف می‌شوند.
ما در حامی صنعت آماده ایم تا به تمام سوالات شما در حیطه خدمات اداری پاسخ بدهیم و چنانچه تصمیم گرفتید خدمات اداری شرکت خودرا به شرکت های خدماتی بسپارید، می توانید این وظیفه را به شرکت هایی که برای شما با وسواس و دقت انتخاب کرده ایم، بسپارید.
مقاله های مرتبط
خدمات اداری چیست؟ چه نقشی در کسب و کار یا سازمان شما دارد؟ برای رفع چه مشکلاتی از خدمات اداری استفاده می شود؟ برای پاسخ به این سوال ها تا اخر این مقاله همراه ما باشید.
خدمات اداری چیست؟ چه نقشی در کسب و کار یا سازمان شما دارد؟ برای رفع چه مشکلاتی از خدمات اداری استفاده می شود؟ برای پاسخ به این سوال ها تا اخر این مقاله همراه ما باشید.
خدمات اداری چیست؟ چه نقشی در کسب و کار یا سازمان شما دارد؟ برای رفع چه مشکلاتی از خدمات اداری استفاده می شود؟ برای پاسخ به این سوال ها تا اخر این مقاله همراه ما باشید.
Morbi tincidunt, dui sit amet facilisis feugiat, odio metus gravida ante, ut pharetra massa metus id nunc. Duis scelerisque molestie turpis. Sed fringilla, massa eget luctus malesuada, metus eros molestie lectus. Dolores pariatur rem assumenda labore eligendi explicabo dolor.
Morbi tincidunt, dui sit amet facilisis feugiat, odio metus gravida ante, ut pharetra massa metus id nunc. Duis scelerisque molestie turpis. Cupiditate quia nesciunt repellat animi amet magnam officiis!
Morbi tincidunt, dui sit amet facilisis feugiat, odio metus gravida ante, ut pharetra massa metus id nunc. Duis scelerisque molestie turpis. Cupiditate quia nesciunt repellat animi amet magnam officiis!
